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Outlook von Microsoft (Bild © Eigene)
Outlook Signaturen anpassen
Für Benutzer, die die klassische Version von Microsoft Outlook verwenden, erfolgt die Einrichtung der Signatur über die allgemeinen Anwendungseinstellungen. Der primäre Weg führt über das Menü „Datei“ und die Auswahl von „Optionen“. Im Fenster „Optionen“ enthält die Kategorie „E-Mail“ eine eigene Schaltfläche „Signaturen“. Dadurch wird das Dialogfeld „Signaturen und Briefvorlagen“ geöffnet, in dem Benutzer eine neue Signatur erstellen, ihr einen Namen zuweisen und ihre beruflichen Angaben im Texteditor eingeben können.
Alternativ können Benutzer beim Verfassen einer Nachricht auf diese Einstellungen zugreifen. Durch Auswahl von „Neue E-Mail“ und anschließendes Klicken auf die Schaltfläche „Signatur“ in der oberen Menüleiste wird dasselbe Konfigurationsmenü verfügbar. Nach dem Speichern wird die Signatur automatisch an neue Nachrichten angehängt.
Einrichtung für die neue Outlook-App und die Webversion
Die neue Outlook-Oberfläche und die browserbasierte Version verwenden eine andere Navigationsstruktur. Benutzer müssen auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke klicken, dann zu „Konto“ navigieren und „Signaturen“ auswählen. In dieser Version muss der Benutzer nach dem Erstellen und Benennen einer neuen Signatur sowie der Eingabe des gewünschten Textes die Standardsignatur explizit festlegen. Dazu muss ausgewählt werden, welche Signatur in neuen Nachrichten erscheinen und welche für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden soll. Diese Änderungen werden durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ abgeschlossen. Ähnlich wie in der klassischen Version ist das Signaturmenü auch direkt über die Multifunktionsleiste beim Verfassen einer neuen E-Mail zugänglich.
Aktualisieren und Verwalten von Kontaktinformationen
Da sich berufliche Rollen weiterentwickeln oder Kontaktdaten sich ändern, ist eine Aktualisierung der Signatur erforderlich, um die Verbreitung veralteter Informationen zu verhindern. Sowohl in der klassischen als auch in der neuen Version von Outlook kehren Benutzer zu den Signaturverwaltungsmenüs zurück, wählen die vorhandene Signatur aus der Liste aus, ändern den Text und speichern die Änderungen. Dies stellt sicher, dass alle nachfolgenden Korrespondenzen die aktuellsten Daten enthalten, ohne dass manuelle Bearbeitungen pro E-Mail erforderlich sind.
Professionelle Inhaltsstandards und Verbesserungen
Eine funktionale geschäftliche Signatur sollte einen umfassenden Überblick über die berufliche Identität des Absenders bieten. Zu den wesentlichen Elementen gehören der vollständige Name, die aktuelle Berufsbezeichnung und die jeweilige Abteilung. Um die Kommunikation zu erleichtern, sollten eine geschäftliche Telefonnummer und eine professionelle E-Mail-Adresse angegeben werden. Darüber hinaus ist die Unternehmensidentifikation – wie der offizielle Firmenname, die Anschrift und die Unternehmenswebsite – entscheidend für Transparenz und Legitimität.
Um das Layout weiter zu professionalisieren, können Nutzer eine standardmäßige Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ einfügen und ein Firmenlogo integrieren.
Links in Signatur verwenden
Das Hinzufügen anklickbarer Links zur Unternehmenswebsite oder zu Social-Media-Profilen ist ein wichtiges Merkmal zur Steigerung der Unternehmenssichtbarkeit.
Im klassischen Outlook erfolgt dies, indem der gewünschte Text im Signatur-Editor markiert, mit der rechten Maustaste angeklickt und „Link“ ausgewählt wird. Der Nutzer gibt dann die Ziel-URL in das Adressfeld ein. In der neuen Outlook- und Webversion markieren Benutzer den Text und klicken auf das Link-Symbol, dargestellt durch ineinander verschlungene Ringe, das sich in der Formatierungsleiste befindet. Nach Eingabe der URL wird der Link bestätigt, sodass Empfänger direkt aus der E-Mail auf die verlinkte Seite navigieren können.
