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Doch gerade kleinere Betriebe, wie Handwerksunternehmen, Existenzgründer oder Star-ups versuchen zunächst Zahlen und Daten in einfachen Tabellen zu sammeln und zu ordnen. Das mag für einen groben Überblick von Ausgaben und Einnahmen genügen. Im nächsten Schritt kommen dann oft Tabellenverarbeitungsprogramme wie Excel aus dem Werkzeugkoffer von Office zum Einsatz. Doch ist hier die Eingabe der Vielzahl an Ziffern sehr mühsam und erfordert ein hohes Maß an Konzentration. Und: Ein derartiges Tool für Tabellen muss vorab zunächst entsprechend programmiert werden. Es muss klar definiert sein, welche Spalten zu addieren und welche Zwischenergebnisse vertikal und horizontal zu multiplizieren sind. Vor allem bei statistischen Auswertungen kommen sehr komplizierte Formeln zum Einsatz, für deren Eingabe selbst geübte Experten einiges an Erfahrung benötigen.
Derart halbmanuellen Verfahren sind vor allem sehr zeitaufwendig. Unter betriebswirtschaftlichen Überlegungen macht eine derartige Datenerfassung und -verarbeitung selbst für kleine Betriebe überhaupt keinen Sinn. Berücksichtigt man nur die Zeit, die eine Fachkraft aufwendet, um derart aufwändige Arbeiten zu erledigen, so kommt man schnell zu der Entscheidung: Nur eine professionelle kaufmännische Software erreicht hier die nötige Effizienz.
Warum kaufmännische Software für Kleinunternehmer?
Bei umfassenden Softwareanwendungen erfolgt die Eingabe in vorgeschriebene Datenfelder. Die gewünschten Informationen werden dann im Hintergrund durch festgelegte Algorithmen errechnet. Der gesamte Workflow erfolgt automatisch. Der Anwender muss sich hier um wenig kümmern. Am Ende des Tages, der Woche oder des Quartals, steht der gewünschte Gesamtumsatz, der Gesamterlös, oder der Gewinn je Produkt. Das schaffen selbst Laien.
Welche Informationen und Ergebnisse exakt gefragt sind, kommt auf die Art des Unternehmens an. Vor allem aber auf den Unternehmensbereich. Für die Betriebsbuchhaltung sind andere Zahlen relevant als für die Steuererklärung bzw. den unternehmerischen Erfolg. Die Personalbuchhaltung operiert mehr mit den Zeitaufwendungen der Mitarbeiter bzw. den Stundensätzen. Die Preisermittlung erfordert Beschaffungskosten und Zuschlagssätze. Für eine erfolgreiche Akquise und eine langfristige Kundenbindung, sind verlässliche Daten von Interessenten, potenziellen Kunden und Stammkunden unverzichtbar.
Und irgendwie stehen alle diese Daten dann wieder in Abhängigkeit zueinander. Es wird schnell klar wie komplex der Daten- Informationsfluss selbst bei kleinen Betrieben verläuft. Denn auch Kleinunternehmen, die professionell arbeiten, müssen diese Informationsprozesse automatisieren. Eine kaufmännische Software ist somit auch für Kleinunternehmen unbedingt erforderlich. Vor allem einheitliche Datenformate helfen hier, die Prozesse zu verknüpfen und den Datentransfer auch zu Außenstehenden Büros wie Steuerberater und Behörden zu sichern. Hierbei helfen die Schnittstellen wie zur Datev oder zu Elster. Es stellt sich hier jedoch vor allem für Kleinunternehmer die Frage in welchem Umfang welche Prozesse digital automatisiert werden sollten. Aufwand und Ertrag müssen auch hier in einem angemessenen Verhältnis stehen. Der modulare Aufbau und die freie Skalierbarkeit einzelner Module im Rahmen einer umfassenden hilfreich und empfehlenswert. Hierbei unterscheidet man unterschiedliche Module und Bereiche.
Wie umfangreiche sollte die Software für Kleinunternehmen sein?
Das Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist eine Zusammenfassung unterschiedlicher Software-Tools, welche die Materialbeschaffung und die Materialverwertung in unterschiedlichen Unternehmensbereichen optimieren.
Es geht hier um die Daten, welche die verschiedenen Prozesse bei der Herstellung und Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen betreffen. Hierzu gehören u.a. die Materialplanung, die Lagerhaltung, der Einkauf und die Logistik von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie die Maschinen- und Personalplanung. Wenn es um die finanziellen Ressourcen geht, so spielt hier auch die Finanzbuchhaltung eine Rolle, die ebenfalls vielfach in ein ERP-System eigebunden ist. Es lassen sich hier nur einige Unternehmensbereiche exemplarisch vorstellen, für die gesonderte Module im Rahme einer professionellen kaufmännischen Software für Kleinunternehmen zum Einsatz kommen. ERP wird heut meist auch als das Softwarsystem bezeichnet in das fast alle Module integriert werden können.
Das CRM, die Datenbank für Kleinbetriebe
Customer Relation Management (CRM) befasst sich mit den Beziehungen zu dem Kunden. Das beginnt bereits dann, wenn Personen oder Unternehmen nur Interessenten sind, aber Kunden werden sollen. Das CRM besteht aus unterschiedlichen Datenbanken, mit einer Fülle an Informationen, von der Liefer- und Rechnungsanschrift, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Umsatzentwicklungen, Wünschen und Anforderungen uvm. Weitere Module können auf diese Stamm- bzw. Bewegungsdaten zugreifen. Wird beispielsweise eine Rechnung für einen Kunden erstellt, so sind die Rechnungsanschrift, sowie die Zahlungsbedingungen bereits im CRM hinterlegt. Auch das Marketing macht sich diese Daten zu nutzen, in dem es gezielt Newsletter versendet. Mit Statistiken lässt sich das Kundenverhalten auswerten und das Angebot kann entsprechend angepasst werden.
Die Finanzsoftware optimiert die Geldströme
Auch im Rahmen des Finanzwesens ist eine Software für Kleinunternehmen ein sehr wichtiges Instrument. Hier fließen alle Daten zusammen, welche für die Erstellung der individualisierten Rechnung benötigt werden. Diese kann mit Hilfe der Daten aus dem CRM automatisch versendet werden. Auch das Mahnwesen wird automatisiert und überwacht. Angeschlossen an die Finanzbuchhaltung, sind oft auch das Onlinebanking. Der Nutzer hat so immer einen Überblick über die Liquidität und das Budget. Eine hilfreiche Funktion, stellen die Schnittstellen zu DATEV bzw. zur Elster dar. So ist der termingerechte Export der Zahlen an das Steuerbüro bzw. das Finanzamt gesichert. Optional ermöglicht die Finanzsoftware die Erstellung der BWA, der G+V und der Bilanz.
Es gibt sicher noch eine Fülle von Anwendungen, wie Controlling, Statistik, Kosten- und Leistungsrechnung u.v.m. Doch muss sich gerade ein kleineres Unternehmen die Frage stellen, wie sinnvoll es ist, diese Anwendungen zu automatisieren und zu integrieren.
Vorteile von standardisierter Software für Kleinunternehmen
Alles in einem Unternehmen geschieht aus betriebswirtschaftlichen Gründen, und das Ziel ist der maximale Gewinn. Daher gilt es beim Kauf von Software angemessen zu entscheiden. Die optimale Softwarelösung für Kleinunternehmen ist vor allem benutzerfreundlich und selbsterklärend. So lassen sich hohe Schulungs- und Supportkosten sparen. Ein weiteres Kriterium ist die Skalierbarkeit. Die Software für Kleinunternehmen muss mitwachsen können und für zukünftige Anpassungen ausgestattet sein. Gerade für kleinere Unternehmen empfiehlt sich eine Cloud-Lösung (Mietvariante) mit einer monatlichen Gebühr, das spart Speicherplatz. Somit kann man gerade am Anfang wenig falsch machen.
Ein weiteres Feature ist die Individualisierbarkeit, d.h. das Briefpapier mit Logo, Anschrift und sonstigen Unternehmensdaten lassen sich einfach anpassen, und selbst Kleinunternehmen kommen so professionell rüber. Gerade kaufmännische Software für das Handwerk ist so ausgelegt, dass man nicht zu viel technisches Knowhow haben muss, um mit der Software klarzukommen. Die meisten der Anbieter für Standardsoftware bieten zudem einen Online- oder Telefonsupport, der schnelle Hilfe bietet. Zusätzlich findet man in Foren oder bei Youtube entsprechende Anleitungen.
Was sie vor dem Kauf der Software wissen sollten
Es ist hier sicher nicht leicht, einer der Anbieter zu empfehlen. Nachfolgend sind einige Hersteller von Software für Kleinbetriebe aufgeführt:
Lexware financial office 2022
Dieses Softwarepaket wird immer wieder genannt und bietet eine Vielzahl an Modulen. Besonders hervorheben kann man hier die Lohnbuchhaltung. Gelobt wird zudem die fachliche Unterstützung der Anwender.
Sage 50 Connected
Sage 50 Connected ist durchaus auch für die Expansion bestens gerüstet. Grund hierfür sind die Möglichkeiten bei der Bilanzierung. Erwähnen muss man noch die gute Dokumentenverwaltung und eine mobile App.
WISO EÜR und Kasse 2021
WISO EÜR+Kasse mehr eine Lösung für den kleinen Geldbeutel und ehr für Einmannunternehmen geeignet. Hier sollten nicht zu viele Belege anfallen. Eine mobile Lösung sucht man vergeblich. Alle Software für Kleinbetriebe bieten alle zusätzlichen Erweiterungen und Mo-dule an, und somit für die Vergrößerung eines Betriebes vorbereitet.
