Papierdokumente einscannen, mit OCR auslesen und in Dokumentenmanagement?

[Weltenreiter]

Hi,


nachdem ich zum x-ten Mal für eine Versicherung, Amt, usw eine bestimmte Angabe rausfinden soll und es ohnehin praktisch fände, alle wichtigen Papierdokumente (Versicherungen, Urkunden) auf meinem Laptop griff- und durchsuchbereit zu haben (Speicherplatz ist heutzutage ja kein Problem mehr), werde ich am Montag alle relevanten Dokumente aus meinen Ordnern einscannen. Ein Scanner, der mehrere Blätter einziehen kann steht bereit, und eventuell wäre auch das Büro mit dem Scanner die Lösung später nutzen wollen, weshalb professionelle Mittel verfügbar wären.
Um das Ergebnis optimal nutzen zu können interessiert mich euer Erfahrungsschatz:

• Welche leistungsfähige OCR-Software bietet sich an, um die eingescannten Dokumente dann in Text umzuwandeln und damit durchsuchbar zu machen?
• Kennt ihr ein Dokumentmanagementsystem, dass einzelne PDFs durchsucht bzw. ein Ausgabeformat, dass optimal über OCR-Software ausgelesen werden kann ?
• Habt ihr weitere Anmerkungen oder Tips, oder gar den Prozess schon selbst gemacht und eine Anleitung geschrieben, die auch die Erweiterung des Scan- Contents beinhaltet?

Ziel ist ja, alles durchsuchbar, aber einzelne Dokumente auch weiterverschickbar zu machen. Wwas schlagt ihr vor, soll alles in eine Datei und dann später nach Bedarf wieder extrahierbar sein?
Freeware-basiert wäre wünschenswert, zur Not würde ich mir auch Software dazukaufen.

 

[Arkos]

Meine erfahrungen mit OCR software ist recht gut.(weiß aber ncihtmehr welche software cih verwendet hab)
Allerdings macht die ab und zu ein paar rechtschreibfehler, insbesondere wenn allte schrifttypen vorhanden sind.

Ansosnten würde ich einfach alle deine Dokumente in ein einziges PDF zusammenschließen, dann kannst einfach über die suchfunktion alles finden.

OCR software würde ich mir einfach mal ne demo runterladen und ein probescann machen.

 

[Christine A.]

Bei mir fallen nicht soviel Dokumente an und deshalb nutze ich kein Dokumentenmanagement System im eigentlichen Sinn.

Mit reicht der Abbyy FineReader um aus Schreiben, Rechnungen, ... lesbare, digitale Dokumente zu erstelle, die ich - wie beim händischen Ablagesystem - in verschiedene Ordner packe.

Verwalten, respektive finden, geht bei mir über Copernic Desktop Search.

Bereits mit der kostenlosen Version finde ich meine Kram innerhalb von Sekunden, hab eine integrierte Vorschau für PDF, WordPerfect, Open/Libre/MS-Office, Bilder in allen Formaten, ...

Wenn es in Richtung Vollwert-DMS gehen soll, kannst Du auf teilweise sehr guten Freeware/OpenSource zugreifen oder auch richtig viel Geld ausgeben.

Hier ein Beispiel aus dem OS-Bereich:

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Hier eine Softwareübersicht:

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Christine A.

 

[b2b-core]

Das sehe ich im Grunde genauso. Wenn auch Eingangsbelege abgelegt und gefunden werden, kann man ein Scan Programm verwenden, dass direkt PDFs erstellt und eine Texterkennung darauf ausführt. Dann findet man über Google Desktopsearch auch diese Belege.

Agorum wäre auch mein Tipp in Richtung professionellere Opoen-Source DMS-Systeme gewesen.

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